Administrativni asistent na Medicinskom faktultetu (m/ž)

Univerzitet Sarajevo School of Science and Technology (SSST) raspisuje konkurs za prijem u radni odnos na poziciju administrativnog asistenta na Medicinskom fakultetu (Sarajevo Medical School).

Opis poslova

Odabrani kandidat će biti odgovoran za pružanje administrativne, organizacione i koordinacijske podrške radu Medicinskog fakulteta, uključujući:

• Koordinaciju administrativnih aktivnosti Fakulteta sa drugim organizacionim jedinicama Univerziteta te svakodnevnu komunikaciju sa akademskim i administrativnim osobljem.

• Koordinaciju saradnje sa zdravstvenim ustanovama uključenim u realizaciju praktične nastave, uključujući pripremu, dostavljanje i praćenje potrebne dokumentacije.

• Organizaciju sastanaka, posjeta i drugih aktivnosti sa zdravstvenim institucijama i vanjskim saradnicima.

• Pripremu, izradu, obradu, distribuciju i arhiviranje zapisnika, odluka, zaključaka, dopisa i drugih administrativnih akata Fakulteta.

• Organizaciju i administrativnu koordinaciju procedura izbora u akademska zvanja, uključujući komunikaciju sa kandidatima, prikupljanje dokumentacije i koordinaciju rada komisija.

• Pripremu i koordinaciju sjednica Vijeća Medicinskog fakulteta i Vijeća doktorskog studija, uključujući pripremu materijala, vođenje zapisnika, obradu usvojenih odluka i praćenje realizacije zaključaka.

• Izradu i ažuriranje semestralnih tabela nastavnih zaduženja, kurikuluma i drugih podataka potrebnih za rad Fakulteta, Pravnog ureda i Službe finansija.

• Pripremu prijedloga odluka o angažmanu nastavnika, saradnika i stručnjaka iz prakse te administrativnu koordinaciju ugovora i uslova angažmana u saradnji sa dekanom i direktorom.

• Mjesečno prikupljanje, obradu i ažuriranje šiht-lista za približno 130 zaposlenika i vanjskih saradnika na tri studijska programa, uz koordinaciju sa Službom finansija u vezi sa obračunom i isplatama.

• Administrativnu obradu novih zaposlenika i saradnika, uključujući pripremu dokumentacije i koordinaciju pristupa IT sistemima, izradu pristupnih kartica, uključivanje u mailing liste i ažuriranje web profila.

• Pružanje podrške u pripremi i izmjenama nastavnih planova i programa, praćenju završnih i diplomskih radova te razvoju novih studijskih programa.

• Administrativnu i organizacionu podršku dekanu, uključujući koordinaciju svakodnevnih aktivnosti, prisustvo sastancima, vođenje evidencija i praćenje realizacije dogovorenih zadataka.

• Obradu i arhiviranje studentskih zahtjeva, izdavanje potvrda, odluka i drugih dokumenata te svakodnevnu komunikaciju sa studentima i podršku u rješavanju akademskih i organizacionih pitanja.

• Administrativnu podršku organizaciji ispita, uključujući saradnju sa Bookstore-om, pripremu i arhiviranje ispitnih materijala te vođenje evidencije o nastavnim materijalima.

• Organizaciju i koordinaciju sastanaka sa potencijalnim studentima i kandidatima za transfer.

• Učešće u fakultetskim projektima, procesima validacije te razvoju programa dvostrukih diploma i doktorskog studija.

• Koordinaciju sa IT službom radi osiguravanja tehničkih uslova za izvođenje nastave, korištenje online platformi, organizaciju Teams sastanaka i ažuriranje SPACE profila.

• Prepoznavanje i rješavanje administrativnih i organizacionih izazova te profesionalno posredovanje u situacijama vezanim za neizvršavanje nastavnih i drugih obaveza zaposlenika i studenata.

• Obavljanje drugih administrativnih i organizacionih poslova po nalogu dekana.

Uslovi:

• Završena najmanje srednja stručna sprema.

• Dobro poznavanje rada u MS Office paketu.

• Aktivno poznavanje engleskog jezika u govoru i pismu.

• Razvijene organizacione, komunikacione i analitičke vještine.

• Sposobnost samostalnog rada, koordinacije više aktivnosti i efikasnog rješavanja organizacionih izazova.

• Visok stepen odgovornosti, profesionalnosti, preciznosti i diskrecije.

Poželjno je prethodno radno iskustvo na sličnim poslovima u akademskom i/ili zdravstvenom sektoru, ali isto ne predstavlja eliminatorni uslov za prijavu.

Nudimo

• Rad u profesionalnom i dinamičnom akademskom okruženju.

• Mogućnost stručnog i profesionalnog usavršavanja.

• Priliku za rad na raznovrsnim administrativnim i organizacionim poslovima u oblasti visokog obrazovanja i medicinskih nauka.

• Saradnju sa akademskim osobljem, studentima i zdravstvenim institucijama.

• Konkurentna primanja u skladu sa kvalifikacijama i iskustvom.

Probni rad

Sa izabranim kandidatom zaključit će se ugovor o radu uz probni rad u trajanju od tri (3) mjeseca, u skladu sa Zakonom o radu Federacije Bosne i Hercegovine.

Način prijave

Zainteresovani kandidati trebaju dostaviti: biografiju (CV), motivaciono pismo, kopiju diplome o završenom obrazovanju, te druge dokumente kojima dokazuju ispunjavanje uslova iz oglasa (po potrebi).

Prijave je potrebno dostaviti najkasnije 15 dana od dana objavljivanja oglasa putem opcije: "Prijavite se na oglas".

Samo kandidati koji uđu u uži izbor bit će kontaktirani i pozvani na intervju.